با گذشت زمان و ورود به دنیای نو بسیاری از عرصه ها و حوزه های کاری متحول شده اند؛ دبیرخانه ها هم از این تحول مستثنا نبوده و تغییراتی در ابعاد متعدد آن رخ داده است. یکی از این رهاوردها ورود فناوریهای نوین به این واحد سازمانی است. مانایی و پویایی دبیرخانه ها الزامات و بایسته هایی دارد که همانا یکی از این بایسته ها به روزبودن و انطباق با شرایط جدید است.
مسئولان دبیرخانه ها با دانش افزایی، ارتقای مهارت و استفاده بهینه از فناوری می‌توانند از رهاوردهای الکترونیک بهره مند شده و آن حوزه را نیز به خدمت بگیرند. مسئولان دبیرخانه ها باید بر برنامه نویسی، تعبیه مؤلفه های نرم افزاری و تست کارایی نرم افزار نظارت داشته باشند و با شناخت بهتری که از تشکیلات و سازمان متبوع خویش دارند نیازهای سازمان را با قابلیت‌های نرم افزار نزدیک و حداکثر استفاده را از این ابزار جدید به عمل آورند.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری که برای دریافت، ثبت، ارجاع، امضا و ارسال نامه ها در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار می گیرند از بخش ها و زیرسیستم های متعدد و متنوعی تشکیل شده اند که مهم ترین آن بخش مدیریت سامانه می باشد. مدیریت سامانه وظایف ذیل را بر عهده دارد :
- ایجاد ، اصلاح و حذف شناسه کاربری
- طراحی ساختار و نمودار سازمانی در سامانه
- تعیین سطوح دسترسی
- تنظیم سیاستهای مکاتباتی
- نظارت بر امور کاربران
- پاسخگویی به اشکالات و درخواست های کاربران
انجام دقیق و صحیح وظایف مدیر سامانه نیازمند آشنایی و پیش نیازهای ذیل می باشد :
- اطلاع از بخشنامه ها، دستورالعمل ها و ضوابط مربوط به مکاتبات
- آشنایی با سلسله مراتب اداری
- تسلط کافی بر ساختار، نمودار، پست ها و ارتباطات سازمانی
- اطلاع از آخرین وضعیت عزل و نصب مدیران
- ارتباط مستمر و مداوم با دفترها و معاونت های مختلف دستگاه
- رعایت اصول حفاظت اطلاعات و اسناد
دبیرخانه تنها مرجعی است که به کلیه امور فوق الذکر تسلط و اشراف دارد و بهترین گزینه برای مدیریت سامانه اتوماسیون اداری می باشد
همچنین ارتقای جایگاه دبیرخانه ها با افزایش نقش نظارتی آنها ممکن خواهد شد و این امر جز با مدیریت سامانه اتوماسیون که امور نظارت بر کاربران و دسترسی ها را میسر می سازد، ممکن نخواهد بود.
بدیهی است بخش فناوری دستگاه باید به زیرساخت، توسعه شبکه، پشتیبانی فنی نرم افزاری و سخت افزاری اتوماسیون بپردازد و مسئولیت مدیریت سامانه به دبیرخانه که متولی حقیقی این امر است، واگذار گردد.
دانلود فایل، دبیرخانه راهبر اتوماسیون اداری …
حجم فایل، ۲۰ کیلو بایت
نظرات شما عزیزان:
برچسب‌ها:
خبرنامه وب سایت:
آمار
وب سایت: